직원이 그만두고 몇 주 뒤에 “그 견적서 원본 어디 있지?”라는 말이 나오는 회사가 많습니다. 파일이 퇴사자의 ‘내 드라이브’에 있었는데 계정을 먼저 지웠거나, 거래처 메일이 계속 퇴사자 주소로 오는데 받을 사람이 없는 경우입니다.

회사가 구글 워크스페이스를 쓰고 있다면 관리자가 퇴사자의 드라이브 파일, 메일, 캘린더를 다른 직원에게 넘길 수 있습니다. 이 글은 IT 담당자 없는 작은 회사의 관리자(대표·총무)가 혼자 따라 할 수 있도록 순서대로 정리했습니다.

정지, 삭제, 보관처리는 무엇이 다른가

관리 콘솔에서 퇴사자 계정에 할 수 있는 조치는 세 가지입니다. 무엇을 고르느냐에 따라 데이터와 요금이 달라집니다.

조치	데이터	요금	이럴 때
정지	메일·문서는 그대로 남고 로그인만 막힘. 새 메일과 캘린더 초대도 차단됨	사용 중인 계정과 똑같이 청구	인수인계 기간에 잠시
삭제	이전하지 않은 데이터는 삭제. 20일 안에는 복원 가능	탄력 요금제는 일할 계산으로 줄어듦. 연간 약정은 라이선스 수가 그대로	이전을 끝낸 뒤
보관처리	데이터를 보존하고 로그인은 불가	별도 ‘사용자 아카이브’ 라이선스 비용	분쟁 가능성 등으로 원본을 오래 보관해야 할 때

작은 회사라면 대부분 이전 후 삭제로 충분합니다. 여기서 주의할 점은 ‘정지’입니다. 정지하면 새 메일이 차단되기 때문에, 거래처가 퇴사자 주소로 보낸 메일을 받아야 한다면 정지 대신 아래 1단계처럼 비밀번호를 바꿔 접근만 막는 편이 낫습니다.

퇴사 처리 순서 한눈에 보기

1. 퇴사 당일: 비밀번호 재설정, 로그인 세션 끊기, 휴대폰의 회사 계정 지우기
2. 1주 안에: 드라이브 파일 소유권 이전
3. 1주 안에: 메일 보관 방법과 앞으로 올 메일을 받을 사람 정하기
4. 삭제 전: 퇴사자 주소로 만든 회사 서비스(광고, 지도, 유튜브 등) 권한 옮기기
5. 마지막: 계정 삭제, 메일 주소 재지정, 라이선스 정리

1단계. 퇴사 당일, 접근부터 막습니다

관리 콘솔(admin.google.com)에 최고 관리자 계정으로 로그인한 뒤 디렉터리 > 사용자에서 퇴사자 이름을 누릅니다. 사용자 정보 화면에서 아래를 처리합니다.

• 비밀번호 재설정: 새 비밀번호는 퇴사자에게 알려 주지 않습니다.
• 로그인 쿠키 재설정: 이미 로그인된 노트북·휴대폰에서도 로그아웃됩니다. 비밀번호만 바꾸면 기존 로그인이 한동안 유지될 수 있어 함께 해 두는 것이 안전합니다.
• 휴대기기의 회사 계정 지우기: 모바일 기기 관리를 켜 두었다면 관리 콘솔의 기기 메뉴에서 퇴사자 휴대폰의 회사 계정을 원격으로 지울 수 있습니다. 개인 휴대폰이라면 기기 전체가 아니라 ‘계정’만 지우는 옵션을 고르세요.
• 자동 전달 확인: 바꾼 비밀번호로 퇴사자 계정의 Gmail에 들어가 설정의 ‘전달 및 POP/IMAP’에서 개인 메일로 자동 전달해 둔 주소가 있는지 확인하고 끕니다. 고객 정보가 담긴 메일이 회사 밖으로 계속 나가면 개인정보 유출 문제가 될 수 있습니다.

2단계. 드라이브 파일 넘겨받기

퇴사자가 만든 문서·시트·폴더를 한 번에 다른 직원(보통 후임자나 대표) 소유로 바꿉니다.

1. 관리 콘솔에서 메뉴 > 앱 > Google Workspace > Drive 및 Docs로 갑니다.
2. 소유권 이전을 누릅니다.
3. 보내는 사람에 퇴사자 주소, 받는 사람에 후임자 주소를 입력합니다.
4. 파일 이전을 누릅니다. 파일이 많으면 몇 시간 이상 걸릴 수 있습니다.

이전이 끝나면 받는 사람의 내 드라이브에 퇴사자 이메일 주소 이름의 폴더가 생기고, 그 안에 원래 폴더 구조대로 파일이 들어옵니다. 소유자만 바뀔 뿐 파일을 공유받던 사람들의 권한은 그대로입니다.

이전이 안 될 때는 다음을 확인하세요.

• 받는 사람 계정이 정지·삭제되지 않은 활성 계정이고, 저장공간이 충분해야 합니다.
• 퇴사자 계정이 이미 삭제된 상태면 이전할 수 없습니다. 20일 안이라면 먼저 계정을 복원한 뒤 이전합니다.
• 공유 드라이브에 있는 파일은 원래 회사 소유라서 이전 대상이 아니고, 퇴사와 상관없이 그대로 남습니다.

3단계. 메일은 두 가지로 나눠 생각합니다

메일은 ‘지금까지 받은 메일’과 ‘앞으로 올 메일’을 따로 처리해야 합니다.

구분	방법	참고
지금까지 받은 메일	관리 콘솔의 데이터 이전 기능으로 후임자 계정에 옮기기	메일이 많으면 며칠 걸릴 수 있음. 계정 삭제 전에 해야 함
앞으로 올 메일	계정 삭제 후 퇴사자 주소를 후임자 계정에 다시 지정	삭제 후 20일 안에도 다른 사용자에게 지정 가능. 반영까지 최대 24시간

후임자가 지난 메일을 볼 필요가 없다면 첫 번째는 건너뛰어도 됩니다. 다만 퇴사자 메일함에는 개인적인 메일이 섞여 있을 수 있습니다. 회사가 열람하는 범위는 업무 목적으로 한정하고, 취업규칙이나 입사 서약서에 ‘회사 계정의 자료는 회사 소유’라는 내용을 미리 넣어 두는 것이 안전합니다.

4단계. 퇴사자 주소로 만든 회사 서비스를 옮깁니다

작은 회사에서 가장 자주 놓치는 단계입니다. 담당자가 회사 계정으로 구글 광고나 구글 지도(비즈니스 프로필)를 만들었다면, 그 계정을 지우는 순간 해당 서비스의 관리 권한도 함께 사라질 수 있습니다. 계정을 삭제하기 전에 아래 서비스에서 다른 직원을 관리자로 추가하고 퇴사자를 빼 두세요.

서비스	할 일
구글 광고	액세스 및 보안 메뉴에서 다른 직원에게 관리자 권한을 준 뒤 퇴사자 제거
구글 비즈니스 프로필	다른 직원을 소유자로 추가하고 기본 소유자 이전
구글 애널리틱스·서치콘솔	다른 직원을 관리자(소유자)로 추가
유튜브 채널(브랜드 계정)	다른 직원에게 기본 소유자 이전
도메인 업체(후이즈 등), 쇼핑몰·결제 대행사, 세금계산서 알림	연락 이메일을 대표 주소나 후임자 주소로 변경

특히 도메인 업체 계정은 놓치기 쉽습니다. 도메인 만료 안내가 퇴사자 주소로 가다가 갱신을 놓치면 회사 메일과 홈페이지가 한꺼번에 멈춥니다.

5단계. 계정 삭제와 라이선스 정리

1. 관리 콘솔 디렉터리 > 사용자에서 퇴사자에 마우스를 올리고 옵션 더보기 > 사용자 삭제를 누릅니다.
2. 최고 관리자라면 기타 앱 데이터 옆에서 이전을 고르고 받을 사람을 입력합니다. 2단계를 빠뜨렸어도 여기서 드라이브 파일과 기본 캘린더를 함께 넘길 수 있습니다.
3. 사용자 삭제를 누릅니다. 이전이 끝날 때까지 계정은 정지 상태로 있다가 삭제되고, 받는 사람에게 완료 메일이 갑니다.

요금은 결제 방식에 따라 다릅니다. 탄력 요금제는 삭제한 날까지만 일할 계산됩니다. 연간 약정은 계정을 지워도 라이선스 수가 줄지 않으니, 새로 들어오는 직원에게 그 라이선스를 다시 배정하거나 갱신 때 수량을 줄이면 됩니다.

실수로 지웠거나 빠뜨린 자료가 있다면 삭제 후 20일 안에 관리 콘솔에서 사용자를 복원할 수 있습니다. 이전하지 않은 메일과 드라이브 파일도 함께 돌아옵니다. 20일이 지나면 복구할 방법이 없습니다.

회사가 돌려받기 어려운 경우

• 개인 @gmail.com으로 업무한 경우: 회사 관리 대상이 아니라서 관리자가 강제로 옮길 수 없습니다. 개인 계정과 회사 계정 사이에는 소유권을 바로 넘기는 기능도 없습니다. 퇴사 전에 본인이 파일을 내려받아 회사 드라이브에 올리도록 요청해야 합니다.
• 카카오톡, 개인 PC, USB에 있는 자료: 구글 관리 콘솔로는 손댈 수 없습니다. 인수인계 목록에 ‘어디에 무엇이 있는지’를 적게 하는 것 말고는 방법이 없습니다.
• 퇴사자가 고객 명단을 개인 메일로 보낸 경우: 단순한 인수인계 문제가 아니라 개인정보 유출에 해당할 수 있습니다. 대응 순서는 2026년 개인정보보호법 개정, 작은 회사가 바꿔야 할 것의 72시간 대응 부분을 참고하세요.

다음 퇴사가 쉬워지는 습관 3가지

1. 업무 파일은 처음부터 공유 드라이브에: 공유 드라이브 파일은 회사 소유라 누가 나가도 이전할 필요가 없습니다. 요금제별 지원 여부는 구글 워크스페이스 요금제 비교에서 확인하세요.
2. 거래처에는 개인 주소 대신 공용 주소를: sales@, info@ 같은 그룹 주소를 알려 두면 담당자가 바뀌어도 그룹 구성원만 바꾸면 됩니다.
3. 최고 관리자는 2명: 관리자가 한 명뿐인데 그 사람이 퇴사하면 남은 직원이 관리 콘솔에 들어갈 수 없습니다. 관리자는 자기 계정을 스스로 지울 수도 없으니 대표와 실무자 두 명을 최고 관리자로 두세요.

결론: 삭제는 맨 마지막에 합니다

퇴사 처리에서 되돌릴 수 없는 실수는 대부분 ‘계정을 너무 빨리 지운 것’에서 나옵니다. 당일에는 접근만 막고, 드라이브와 메일, 회사 서비스 권한을 옮긴 뒤에 삭제하세요. 이 순서를 한 장으로 정리해 두면 다음 퇴사자가 생겼을 때 30분이면 끝납니다.

참고 자료 · Google Workspace 관리자 도움말 – 조직에서 사용자 삭제 또는 제거하기 · 관리자가 새 소유자에게 Drive 파일 이전하기 · 일시적으로 사용자 정지하기 · 퇴사 직원 계정 보관처리하기
이 글은 2026년 11월 6일 기준으로 작성했습니다. 구글 관리 콘솔의 메뉴 이름과 위치는 바뀔 수 있으니 진행 전에 공식 도움말을 함께 확인하세요.